Waarom het tijd is voor proactieve kwaliteitscontrole

Niet lang geleden stond een Technisch Inkoopmanager in een Nederlandse verpakkingsfabriek machteloos voor een stilgevallen productielijn. Wat eerst een ogenschijnlijk conforme machine leek, bleek bij ingebruikname te falen door een afwijkend detail in het bedieningspaneel. De verborgen ontwerpwijziging – ongedocumenteerd en onopgemerkt – had maanden eerder plaatsgevonden. De lijn lag stil, de planning liep uit, budgetten liepen op en spanningen liepen hoog op. Alles omdat kwaliteitscontrole pas aan het einde van het proces werd ingezet in plaats van als strategische investering aan de voorkant.

Dit is geen uniek verhaal. In heel Nederland – en breder in Europa – komen vergelijkbare situaties regelmatig voor in een steeds complexer wordend inkooplandschap. Machines worden steeds modulairder, supply chains internationaler, en de eisen voor compliance – denk aan CE-markeringen, ATEX-zoneringen en documentatieverantwoording – steeds strenger. Toch hanteren veel inkoopteams nog steeds reactieve controleprocessen: inspectie na levering, audit na een storing, of certificaten najagen na een vertraagde inbedrijfstelling.

Maar proactieve kwaliteitscontrole is inmiddels geen luxe meer – het is pure noodzaak. Onderzoek van Haver & Boecker toont aan dat proactieve service- en onderhoudsmodellen essentieel zijn om efficiëntie en stabiliteit in verpakkingsmachines te behouden. Hun on-site assessments zijn niet bedoeld om te repareren, maar om te voorkomen dat technische afwijkingen überhaupt impact hebben op de operationele betrouwbaarheid.

Elopak’s fabriek in Terneuzen zet hierbij een duidelijke stap vooruit door het gebruik van real-time trending dashboards van HAI. Deze dashboards stellen operators in staat om afwijkingen vroegtijdig te signaleren – lang voordat ze leiden tot procesverstoringen. De continue monitoring was niet alleen preventief, maar leidde ook tot een bredere toename van procesbetrouwbaarheid op de hele productievloer.

Een ander voorbeeld vinden we bij De Jong Packaging, waar de implementatie van Valmet’s IQ Corrugator Quality Control System de kwaliteitsborging fundamenteel heeft verbeterd. Dankzij continue metingen van o.a. vochtigheid en golfvorming worden afwijkingen automatisch bijgestuurd voordat de productkwaliteit in gevaar komt.

Deze voorbeelden onderstrepen het potentieel van een verschuiving richting vroegtijdige kwaliteitsborging. Het doel is niet alleen om dure fouten te voorkomen, maar om inkoopafdelingen uit te rusten met data, systemen en inzichten om zelf het voortouw te nemen in het waarborgen van kwaliteit en betrouwbaarheid.

Deze gids is bedoeld om Technisch Inkoopmanagers te ondersteunen bij die transformatie – van afwachtende controleurs naar strategische architecten van kwaliteit. Het is tijd om niet langer achter de feiten aan te lopen, maar ze voor te blijven.

Zelfs de meest geavanceerde verpakkingslijnen zijn kwetsbaar voor verborgen kwaliteitsproblemen—vooral tijdens de inkoopfase. Onopgemerkte wijzigingen bij leveranciers, onduidelijkheid over compliance-verantwoordelijkheden en gebrekkige datadoorstroming veroorzaken problemen die al ontstaan voordat een machine überhaupt op de productievloer staat. Door deze vijf stille missers aan te pakken, transformeer je kwaliteitscontrole van brandjes blussen naar structureel verbeteren.

Inconsistente output bij leveranciers ondermijnt machinegereedheid

Ongecontroleerde variatie in machinebouw is meer dan vervelend—it vormt een directe bedreiging voor een betrouwbare opstart. Vaak is de oorzaak te vinden bij wijzigingen aan de kant van de leverancier die niet worden gemeld of opnieuw beoordeeld door inkoop.

Een machinebouwer kan bijvoorbeeld de specificatie van een servomotor of de firmwareversie aanpassen zonder dit te melden. Hierdoor raakt de synchronisatie met upstream-automatisering uit balans, met vertragingen in de lijn als gevolg.

Zo los je het op:
• Stel een doorlopende herkwalificatiecyclus op basis van uitgaven en kwaliteitsincidenten in.
• Laat leveranciers in kwartaalreviews wijzigingen in ontwerp, software of materiaal zelf rapporteren.
• Verwerk traceerbaarheidscontroles in je inkooporders om consistentie in de bouw te controleren.

Handige tool: Voeg een “Supplier Health Index” toe aan je inkoopdashboard om leveranciers te scoren op verandermanagement, transparantie en kwaliteitsreactiviteit.

Blind vertrouwen op eindinspectie maakt kwetsbaar

Final Acceptance Tests (FAT’s) vangen alleen wat vooraf is vastgelegd, gevalideerd en gedeeld. Wachten tot de eindinspectie om kwaliteit te beoordelen is alsof je op lekkages controleert nadat het schip al uit de haven is.

Een ontwerpfout die pas tijdens de FAT wordt ontdekt, kost veel meer tijd, geld en reputatie dan wanneer die maanden eerder tijdens de opbouw aan het licht zou zijn gekomen.

Zo blijf je voor:
• Implementeer tussentijdse inspecties volgens ISO 2859-1 tijdens de bouwfase, niet alleen bij levering.
• Eis digitale foto’s, kalibratielogs en configuratiegegevens op gedefinieerde bouwmomenten.
• Neem FAT-verwachtingen en acceptatiecriteria al op bij het opstellen van de offerteaanvraag (RFQ).

Aanrader: Een FAT Readiness Scorecard met sjablonen voor remote verificatie, toleranties en testscripts voor kritische parameters bij ingebruikname.

Ontbrekende of versnipperde kwaliteitsdata maakt inkopers stuurloos

Zonder realtime kwaliteitsdata kan inkoop geen risico’s prioriteren, sterke onderhandeling voeren of structureel verbeteren. Vaak krijgt de inkoopafdeling pas data te zien bij een incident—of als de leverancier deze spontaan deelt.

Zonder toegang tot cijfers zoals First Pass Yield, Non-Conformance Rates of OTIF-scores is elke inkoopbeslissing een gok.

Direct te verbeteren:
• Verplicht leveranciers maandelijks deze kwaliteitsdata te delen:
    First Pass Yield (FPY)
    OTIF-percentages per zending
    Aantal openstaande of terugkerende NCR’s
• Gebruik platformintegraties (zoals SAP MM of QAD) om deze data automatisch door te zetten naar KPI’s binnen inkoop.
• Bespreek leveranciersprestaties elk kwartaal in cross-functionele teams.

Integratieadvies: Koppel dashboards met ERP- en QMS-systemen om een live Procurement Risk Cockpit te creëren die de kwaliteitsstatus weergeeft per machineklasse en leveranciersgroep.

Europese compliance zonder duidelijke rolverdeling creëert juridisch risico

CE-, ATEX- en Machinerichtlijn-eisen vergen volledige traceerbaarheid. Toch wordt compliance-verantwoordelijkheid vaak niet expliciet toegewezen en daardoor vergeten.

Dit gebrek aan eigenaarschap komt meestal aan het licht in een laat stadium, bijvoorbeeld tijdens goedkeuring van betalingen. Ontbrekende of tegenstrijdige documentatie zorgt dan voor vertraging—en juridische aansprakelijkheid.

⚠️ Voorkom dit met:
• Wijs al tijdens de offertestap een verantwoordelijke aan voor CE- en ATEX-documentatie.
• Koppel concrete mijlpalen (zoals Verklaringen van Overeenstemming of ATEX-zoneclassificaties) aan betalingsmomenten.
• Vereis dat leveranciers vooraf documenttrackers invullen die aansluiten bij ontwerpfasen en lijnintegratiebeoordelingen.

Downloadtip: CE Checklist met overzicht van verantwoordelijkheden, deadlines en specificaties gesynchroniseerd met projectmijlpalen.

Gebrekkige communicatie tussen teams leidt tot aaneengeschakelde vertraging

Engineers passen specificaties of functionele eisen vaak aan tijdens de bouw—maar als inkoop hiervan niet via gestructureerde change control op de hoogte wordt gebracht, ontstaan er onvermijdelijk mismatchen.

Een late wijziging, zoals het verhogen van de afvoersnelheid van een conveyor, kan vervelende gevolgen hebben voor machineprestaties als de bouwer daar niet tijdig van op de hoogte is gesteld.

Zo geef je communicatie structuur:
• Start elk project met een checklist voor samenwerking tussen afdelingen, inclusief accorderingspunten en wijzigingsprocedures.
• Houd wijzigingen bij in een logboek voor technische wijzigingen dat vooraf digitaal wordt ondertekend door alle betrokken afdelingen.
• Eis van leveranciers dat ze ontwerpwijzigingen erkennen en documenteren via versiebeheer.

Handig sjabloon: Change Tracker Log met gekoppelde stakeholders, impact op de planning en bevestigingen van ontvangst.

Door deze vijf blinde vlekken in het inkoopproces aan te pakken, wordt kwaliteit niet langer een verdedigingsmechanisme maar een strategisch voordeel. In het volgende deel ontdek je hoe je jouw kwaliteitsproces opnieuw inricht—van contractuele afspraken tot gezamenlijke KPI-structuren.

Door kwaliteitscontrole te herpositioneren van een operationele noodzaak naar een proactieve strategie binnen inkoop, kunnen Technisch Inkoopmanagers hun rol verschuiven: van handhavers van naleving naar aanjagers van leverancierskwaliteit. De vijf pijlers hieronder laten zien hoe je kwaliteit institutioneel verankert als een domeinoverstijgend, datagedreven voordeel—gebaseerd op duidelijke eigenaarschap, gedeelde tools en meetbare resultaten.

Definieer en Handhaaf je Kwaliteitsbasis met Gedeelde KPI’s

Wat dit oplost:
Inkoop ontvangt vaak kwaliteitsvereisten van Engineering die niet vertaald worden naar handhaafbare meetpunten. Deze onduidelijkheid leidt tot wisselende leveranciersprestaties.

Key acties:
• Stem minimaal te accepteren KPI’s af met Engineering en QA (bijv. OTIF ≥ 95%, NCR-rate < 2%)
• Verwerk deze KPI’s in RFQ-documenten en inkooporders
• Gebruik een gedeelde scorecard die ieder kwartaal wordt bijgewerkt en besproken met strategische leveranciers

Tool/Template Suggestie:
Voorbeeldclausule voor RFQ’s:
“Wanneer de NCR-rate gedurende twee opeenvolgende kwartalen boven 2% ligt, wordt een formele Supplier Corrective Action Review (SCAR) gestart en volgt een realignment-audit.”

Ervaringen van bijvoorbeeld Haskell tonen aan dat het definiëren van systeemgrenzen vanaf de start essentieel is om te zorgen dat leveranciers voldoen aan technische eisen in ontwerp, testen en oplevering.

Verplaats Inspecties Naar Vooraf om Afkeur, Herwerk en Verassingen te Voorkomen

Wat dit oplost:
Wanneer problemen pas bij de Final Acceptance Test (FAT) aan het licht komen, leidt dit tot hoge herstelkosten en mogelijke vertragingen in de productie.

Key acties:
• Implementeer goedereninspecties vóór verzending en controle op mijlpaalmomenten voor risicovolle componenten
• Eis ingediende testplannen van leveranciers vóór transport, vooral bij kritieke systemen zoals servomotoren of veiligheidsinterlocks
• Plan engineering walk-throughs—digitaal of op locatie—tijdens de opbouwfase

Tool/Template Suggestie:
Checklist voor Auditvoorbereiding:
• Uitlijningstesten van motoren en tandwielkasten
• Controle van softwareversie besturingssysteem
• Volledige documentatie (BOM, bedradingsschema’s)
• Toetsing op IP65/IP67-afdichting

Geverifieerde inspectiediensten zoals Qtech Control maken upstream-detectie van afwijkingen mogelijk volgens internationale kwaliteitsnormen.

Verbind Kwaliteitstools, Teams en Data Afdelingsoverschrijdend

Wat dit oplost:
Wanneer Inkoop, Engineering en QA met geïsoleerde tools of spreadsheets werken, vermindert de zichtbaarheid op kwaliteitsproblemen. Dit vertraagt de detectie van fouten en veroorzaakt storingen verderop in het proces.

Key acties:
• Gebruik een gedeeld leveranciersportaal voor het uploaden van testdata en documentmijlpalen
• Automatiseer NCR-workflows en escalaties via e-mail of Slack-integraties
• Visualiseer defecttrends via dashboards op basis van leverancierslocatie en productlijn

Tool/Template Suggestie:
Opties voor Digitale Integratie:
• Koppel ERP-systemen (zoals SAP-MM) met QMS-tools voor volledige NCR-traceerbaarheid
• Gebruik dashboards zoals Power BI voor real-time analyse van leveranciersprestaties
• Centraliseer auditlogboeken en certificeringsstatussen voor interne en externe toetsing

Volgens WorldWide Quality Control maken leveranciersaudits niet alleen procescapaciteiten inzichtelijk, maar ook sociale en ecologische naleving—data die via dashboards het risicoprofiel van leveranciers inzichtelijk maken.

Schrijf Contracten die Kwaliteit Afdwingen—Niet Alleen Vertrouwen

Wat dit oplost:
Te vaak vertrouwen bedrijven op een impliciete kwaliteitsverwachting—zoals CE-markering of documentlevering—zonder juridische verankering. Dit leidt tot inconsistentie, geschillen of zelfs juridische aansprakelijkheid.

Key acties:
• Neem technische compliance-vereisten (zoals CE-verklaring, ATEX-dossier) op in betaalmijlpalen
• Eis een goedkeuringsproces voor technische afwijkingen ná project-Kickoff
• Voer oplopende sancties in bij herhaalde afwijkingen of ontbrekende documentatie

Tool/Template Suggestie:
Voorbeeldcontractclausule:
“Eindbetaling vindt uitsluitend plaats na ontvangst én goedkeuring van een CE-Conformiteitsverklaring, een ATEX-certificaat (indien van toepassing) en een compleet OEM-documentatiepakket dat door QA is gevalideerd.”

Deze aanpak sluit aan bij best practices van leveranciers zoals Haskell, die benadrukken dat contractueel vastgelegde technische deliverables discussies en interpretatieproblemen bij installatie voorkomen.

Maak Kwaliteit een Gedeelde KPI met Engineering en Leveranciers

Wat dit oplost:
Wanneer kwaliteitscontrole in silo’s plaatsvindt, worden onderliggende oorzaken niet aangepakt en gaan belangrijke leerpunten verloren. Gedeeld eigenaarschap creëert continue verbeterlussen.

Key acties:
• Ontwerp kick-off agenda’s waarin kwaliteitsverantwoordelijkheden expliciet zijn afgestemd
• Gebruik een RACI-matrix met rolverdeling over Engineering, QA en Inkoop
• Wijs Inkoop-liaisons aan die kwaliteitscontrole beheren binnen kapitaalprojecten

Tool/Template Suggestie:
Implementatiepakket Bevat:
• QC RACI Template
• Fasegewijze Kick-off Agenda
• Verantwoordelijkheidsmatrix voor kwaliteit bij leveranciers in meerdere lagen

Door deze basis te leggen, ontwikkelt Inkoop zich tot bewaker van kwaliteitsgerichte levering. Voorbeelden van bedrijven als Haskell en wereldwijde inspectiediensten tonen aan dat het toewijzen van verantwoordelijkheid aan Inkoop leidt tot betere prestaties, snellere oplevering en hogere duurzaamheid in systemen.

Deze vijf pijlers bieden Technisch Inkoopmanagers tastbare hefbomen om kwaliteitscontrole te transformeren van een reactief controlepunt tot een strategisch voordeel binnen inkoop.

Het implementeren van een proactieve kwaliteitscontrole (Quality Control, QC) hoeft geen ingrijpend proces te zijn. De sleutel ligt in een gefaseerde aanpak: je begint met acties die snel resultaat opleveren en voegt in de loop van de tijd strategische verbeteringen toe. Met onderstaande checklist pak je dit gestructureerd aan, verdeeld over twee fases: snelle winst binnen 90 dagen en strategische uitvoering over een periode van 3 tot 12 maanden.

Snelle winst (0–90 dagen)

Deze basale acties vereisen minimale structurele aanpassingen en leveren direct meetbare voordelen op.

• Start met herkwalificatie-audits van leveranciers – Beoordeel cruciale leveranciers opnieuw op basis van recente NCR-gegevens en ontwerpwijzigingen. Zo voorkom je dat bestaande leveranciers onopgemerkte kwaliteitsrisico’s introduceren.
• Actualiseer RFQ-sjablonen met QC-clausules – Verwerk in je aanvraagdocumenten normen voor defectgrenzen, verwachtingen voor Final Pass Yield (FPY), en correctieve actieprocedures.
• Koppel je QMS aan procurementdashboards – Gebruik middleware of API’s om real-time supplier-KPI’s — zoals FPY en doorlooptijd voor CAPA’s — te integreren in je bestaande dashboards. Dit verhoogt de zichtbaarheid en helpt vroegtijdig bijsturen.
• Verspreid gestandaardiseerde QC-documentatie – Stel templates beschikbaar voor FAT-checklists, CE/ATEX-tracking en auditlogboeken, zodat Procurement- en Engineeringteams op één lijn zitten.
• Integreer FAT-samplingprocedures vanaf de start – Neem acceptatiecriteria zoals ISO 2859-1 steekproefplannen en traceerbaarheidseisen op in RFQ’s, zodat de kwaliteitsnormen vooraf duidelijk zijn.

Aanbevolen assets om nu in te zetten:
• Supplier Health Index
• FAT Readiness Scorecard
• QC Data Tracker-template

Strategische uitvoering (3–12 maanden)

Deze volgende fase vraagt om bredere samenwerking en digitale volwassenheid om langdurige transformatie in kwaliteitscontrole te realiseren.

• Zet IIoT in voor live kwaliteitsmonitoring – Integreer IIoT-sensoren in FAT-tests van verpakkingsmachines om real-time prestaties vast te leggen — zoals temperatuur, vochtigheid en motorstabiliteit.
• Ontwikkel dashboards voor cross-leveranciersanalyse – Monitor NCR’s, vertragingen in CAPA-reacties en hiaten in documentatie met tools zoals Power BI.
• Institutionaliseer halfjaarlijkse QBR’s met kwaliteitsfocus – Beperk je niet tot prijs en levertijd: bespreek ook FPY-ratio’s en nauwkeurigheid van documentatie.
• Standaardiseer wereldwijde auditprotocollen – Ontwikkel remote audit-checklists en virtuele walkthrough-protocollen om kwaliteitsborging te waarborgen bij offshore-leveranciers.
• Start co-designprogramma’s voor kritieke componenten – Werk in een vroeg stadium samen met strategische leveranciers aan het ontwerp van complexe automatiseringsonderdelen.

Optioneel toolkitmateriaal voor uitrol:
• CE/ATEX-documentatietracker
• Engineering Change Log
• Remote Audit Voorbereidingschecklist

Door deze QC-aanpak in twee duidelijke fasen uit te rollen, groeit de rol van Procurement van transactionele inkoper naar strategische kwaliteitsregisseur—met grip op zowel compliance als prestaties, vanaf het eerste RFQ-moment tot aan de opschaling.

Verwachte resultaten binnen 12 tot 18 maanden na implementatie van proactieve kwaliteitscontrole

• Tot 35% minder non-conformiteitsrapporten (NCR’s): Dankzij real-time kwaliteitsdashboards en vroege detectie van afwijkingen kunnen teams ingrijpen voordat defecten zich uitbreiden. Dit model, onder andere toegepast bij Elopak, leidde tot verhoogde kwaliteit en lagere afkeuringspercentages.
• 27% kortere inbedrijfstellings- en opstarttijden: Doorlopend meten en procesaanpassingen in real-time zorgen voor snellere gereedheid van machines. De Jong Packaging boekte vergelijkbare vooruitgang met een realtime kwaliteitssysteem voor golfkartonproductie.
• Volledige CE-conformiteit met gedocumenteerde resultaten: Gestructureerd eigenaarschap en documentatie gekoppeld aan mijlpalen verminderen juridische risico’s en zorgen voor naleving van ATEX- en CE-voorschriften.
• 20–30% lagere totale eigendomskosten (Total Cost of Ownership – TCO): Door problemen vroeg in de keten aan te pakken via preventieve kwaliteitsstrategieën worden dure aanpassingen in een later stadium voorkomen. Bedrijven die werken met systemen zoals AlisQI en Valmet Quality Control Systems zagen vergelijkbare resultaten.
• Verhoogde klanttevredenheid en leverbetrouwbaarheid: Constante kwaliteit leidt direct tot betere leverprestaties en klantretentie, zoals bewezen bij De Jong Packaging.
• Betere productveiligheid en naleving van regelgeving: Predictieve tools en preventief onderhoud verhogen productintegriteit, in lijn met de bevindingen uit brancheanalyses van Shemesh Automation.

Wanneer technische inkoop overstapt op proactieve kwaliteitscontrole, worden incidentele correcties vervangen door structurele verbeteringen. Bedrijven zoals Elopak en Kompak tonen aan dat real-time dashboards en geïntegreerde digitale systemen kwaliteit niet alleen verhogen, maar omvormen tot een voorspellend voordeel.

Door afwijkingen vroegtijdig te detecteren, kunnen techniek en inkoop tijdig bijsturen voordat er defecten optreden. Hulpmiddelen zoals Statistical Process Control (SPC) en Overall Equipment Effectiveness (OEE) ondersteunen continu verbeteren – ver voorbij het moment van ingebruikname.

Deze aanpak vermindert de afhankelijkheid van eindinspecties, verlaagt de machinekosten per eenheid en versterkt leveranciersrelaties via transparantie in data. Door kwaliteitscontrole te transformeren tot een beheersbaar en meetbaar proces, waarborgt inkoop dat machines niet alleen compliant geleverd worden, maar vanaf dag één bijdragen aan een structureel concurrentievoordeel.

Nu flexibiliteit en duurzame kwaliteit steeds belangrijker worden in de verpakkingsmachine-industrie, bevinden Technisch Inkopers zich op een beslissend kruispunt. Volgens inzichten uit de Nederlandse voedingsverwerkende en etiketteerbranche investeren bedrijven actief in robuuste, hoogwaardige machines die naadloos integreren met toeleveringsketens, software en serviceplatforms om aan steeds dynamischere productie-eisen te voldoen (Vakblad Voedingsindustrie, 2017). Vooruitstrevende organisaties gaan niet alleen voor prestaties—they ontwerpen inkoopstrategieën die kwaliteit verankeren in elk apparaat dat zij aanschaffen.

Deze verschuiving in verwachtingen omtrent apparatuur plaatst Inkoop in een strategisch unieke positie. Je bent niet langer alleen prijsonderhandelaar of contractbeheerder—je bent een sleutelspeler in het vormgeven van operationele uitmuntendheid. Wanneer leveranciers vernieuwingen introduceren, zoals folies geschikt voor skin packaging, of wanneer geavanceerde tools zoals het Valmet IQ Corrugator Quality Control System realtime optimalisatie mogelijk maken (FreshPlaza), is het de inkoopafdeling die deze innovaties weet te vertalen naar een concurrentievoordeel.

Het traditionele, reactieve model van kwaliteitsborging schiet tekort in deze nieuwe context. Leveranciersoutput afstemmen op productiebehoeften, volledige wettelijke naleving waarborgen volgens CE- en ATEX-normen, en zorgen voor snellere ingebruikname vereisen een proactief, datagedreven en contractueel geborgd kwaliteitscontrolmodel onder leiding van Inkoop.

Door deze leiderschapsrol op je te nemen, profiteer je van:

• Meer grip op prestaties en consistentie bij leveranciers
• Vroeg inzicht in risico’s dankzij voorspellende data-analyses en gestandaardiseerde KPI’s
• Meer geloofwaardigheid binnen multidisciplinaire teams als procesverantwoordelijke in plaats van alleen controlepunt
• Minder kostbare herstelacties en stilstand door slimmere specificaties en inspecties aan de voorkant
• Grotere wendbaarheid bij het inspelen op technologische innovaties in verpakkingstrends en veiligheidseisen

Download de QC Leadership Toolkit
Voorzie je team van de juiste tools om met vertrouwen het voortouw te nemen. De toolkit bevat:

• Checklist voor herkwalificatie van leveranciers
• CE- en ATEX-documentatietracker
• Script voor FAT remote audit
• Logboek voor impact van technische wijzigingen

Het is tijd voor Inkoop om op te staan—van kostenbewaker naar kwaliteitskampioen. Neem het voortouw. Ontwerp slimmer. Lever beter.